Henkilörekisterin tietosuojaseloste

Henkilörekisterin tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Turun Pallokerho ry (”TPK”) käsittelee Jäsenrekisteriin liitettyjen henkilötietoja. TPK käsittelee pelaajien ja jäsenten sekä toimihenkilöiden henkilötietoja ensisijaisesti jalkapallon ja futsalin harrastamiseen ja pelaamiseen, sekä jalkapallon parissa toimimiseen liittyvien tehtävien toteuttamiseen. Jalkapalloperheen jäsenenä sinulla on oikeus myös TPK:n ja Palloliiton tarjoamiin, jalkapallon ja futsalin harrastamiseen kiinteästi liittyviin muihin palveluihin ja etuihin, ja siksi tietojasi käsitellään myös muihin pelipassilaisuuteen ja jalkapallon parissa toimimiseen kiinteästi liittyviin tarkoituksiin, kuten sähköisen informaation lähettämisen tarkoituksiin siten, kuin tässä selosteessa on tarkemmin jäljempänä esitetty.

1. Rekisterinpitäjä 

Turun Pallokerho ry
Hippoksentie 6
20750 TURKU

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevassa asiassa

Turun Pallokerho / Tietosuoja
Hippoksentie 6
20750 TURKU
toimisto@turunpallokerho.fi

3. Rekisterin nimi

Turun Pallokerhon jäsenrekisteri

4. Rekisterin pitämisen peruste

Ensisijainen käsittelyperuste on sopimus (ml. sen valmistelu ja täytäntöönpano). Sopimusperustetta sovelletaan siltä osin, kuin kerättyä henkilötietoa tarvitaan pelipassin, jäsenyyden ja niihin liittyvien palveluiden toteuttamiseksi.

Toissijaisesti käsittelyperuste on asialliseen yhteyteen perustuva rekisterinpitäjän oikeutettu etu, jota voidaan soveltaa tietyin edellytyksin siltä osin, kun kyseessä on sellainen käsittelytoimi, jota ei voida tehdä sopimussuhteen perusteella.

5. Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja voidaan käsitellä vain ennalta määriteltyihin käyttötarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:

  • Henkilöiden rekisteröinti
  • Kilpailutoiminnan toteuttaminen (esim. pelaajasiirrot, ottelupöytäkirjat)
  • Tulospalvelun ylläpito ja tilastojen julkaisu
  • Vakuutustietojen välittäminen vakuutusyhtiölle
  • Sähköinen viestintä 
    • joukkueet ja seura viestivät valitsemassaan mediassa liittyen tapahtumiin, harjoituksiin, otteluihin ja muihin yhteisiin tapahtumiin liittyen.
    • TPK:n sähköisessä mediassa tapahtuvaan viestintään liittyvät nimi- ja pelaaja- ja joukkuekuvatiedot.
  • Analysointi ja tilastointi
  • Asiakaspalvelun ja toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

Käyttäjän antamat tai henkilökohtaisesti tunnistavat tiedot:

  • Henkilön perustiedot, kuten: 
    • nimitiedot
    • sukupuoli
    • syntymäaika
    • kansallisuus
    • syntymämaa
    • syntymäkaupunki
    • yhteystiedot (alle 15-vuotiaan osalta vanhemman yhteystiedot) 
      • osoitetiedot
      • puhelinnumero
      • sähköpostiosoite
    • asiointikieli
    • muut jäsenen demografiatiedot
  • Rekisteröitymistiedot, kuten: 
    • käyttäjätunnus
    • salasana
    • muu mahdollinen yksilöivä tunnus
  • Henkilön kuva, mukaan luettuna joukkuekuvat
  • Mahdolliset luvat ja suostumukset
  • Sopimussuhdetta koskevat tiedot, kuten: 
    • laskutus- ja maksutiedot
    • tuote- ja tilaustiedot
    • asiakaspalautteet ja yhteydenotot
    • peruutustiedot
  • Viestinnän toteuttamiseen liittyvät tiedot sekä palveluiden käyttöä koskevat tiedot, kuten: 
    • selailu- ja hakutiedot ja tunnistautumistiedot
    • tiedot palveluiden käytöstä
  • Rekisteröintitiedot, kuten: 
    • Rekisteröintihistoria (esim. pelaajasiirrot)
    • Mahdolliset henkilötodistukset, pelaaja- ja siirtosopimukset, oleskeluluvat
    • Kansainvälisiin siirtoihin vaadittavat dokumentit
  • Ottelutilastot, kuten: 
    • Ottelut
    • Maalit
    • Varoitukset
    • Kentältäpoistot
    • Pelikiellot
    • Muut ottelutapahtumaan liittyvät tilastointitiedot
  • Palkan- ja palkkionmaksuun ja pelaajalisenssointiin liittyvät yksilöivät tiedot, kuten henkilötunnus
  • Järjestelmän käyttötiedot ja –tilastot
  • Tapahtumien osallistumistiedot
  • Seuran ja henkilön kilpailutoimintaan liittyvät tiedot sekä muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot

7. Henkilörekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Henkilöä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti:

  • Henkilöä itseltään suoraan järjestelmään, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, mobiilisovelluksen kautta, tai muulla vastaavalla tavalla
  • Rekisterinkäsittelijän (esim. seurakäyttäjän) tai toimihenkilön (esim. joukkueenjohtajan tai erotuomarin) syöttäminä
  • Evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla
  • Kansainvälisen jalkapalloliiton (FIFA) ja Euroopan jalkapalloliiton (UEFA) sekä niiden alaisten jäsenliittojen rekistereistä ja kilpailujärjestelmistä
  • Suomen Palloliiton ja sen jäsenseurojen rekistereistä ja kilpailujärjestelmistä
  • VRK/Väestötietojärjestelmästä, Postin osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä.

8. Tietojen säilyttämisaika

Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa 5 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön ja Suomen Palloliiton kilpailumääräysten mukaisesti.

9. Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjän työntekijöiden ja joukkueiden joukkueenjohtajien lisäksi voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Luovutamme tietoja kolmansille ainoastaan kohdassa 11 esitellyissä tapauksissa.

11. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Emme myy tai vuokraa tunnistetun käyttäjän henkilötietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa.

  • Voimme luovuttaa tietoja Suomen Palloliiton, kansainvälisen jalkapalloliiton (FIFA) ja Euroopan jalkapalloliiton (UEFA) sekä niiden alaisten jäsenliittojen rekistereihin 
  • Voimme luovuttaa Suomen Palloliiton jäsenseurojen rekistereihin, kilpailujärjestelmiin ja julkaisuihin
  • Voimme luovuttaa käyttäjän tietoja kolmansille osapuolille, mikäli käyttäjä on antanut siihen suostumuksensa.
  • Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.
  • Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.
  • Mikäli fuusioimme tai muutoin järjestelemme toimintaamme, käyttäjän henkilötietoja voidaan luovuttaa uuden organisaation sisällä.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Olemme sitoutuneita tarjoamaan käyttäjillemme valintoja ja hallintamahdollisuuksia tietosuojaan liittyen. Alla listaamme erilaisia tapoja, joilla käyttäjämme voivat vaikuttaa tietojen keräämiseen ja käsittelyyn.

Tietojen tarkastus- ja oikaisuoikeus 
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen:

Turun Pallokerho / Tietosuoja
Hippoksentie 6

20750 TURKU sähköpostitse osoitteeseen toimisto@turunpallokerho.fi

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse toimisto@turunpallokerho.fi

Oikeus kieltää sähköinen sidosryhmäviestintä
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää sähköinen sidosryhmäviestintä ilmoittamalla siitä sähköpostitse toimisto@turunpallokerho.fi

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä henkilötietojaan sähköiseen sidosryhmäviestintään ja/tai suoramarkkinointiin ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse toimisto@turunpallokerho.fi

Oikeus poistaa tiedot 
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan hänen tietonsa kaikista rekisterinpitäjän järjestelmistä ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse toimisto@turunpallokerho.fi Jäsenrekisterin tietojen poistaminen saattaa vaikuttaa jäsenen mahdollisuuteen osallistua viralliseen kilpailutoimintaan.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen 
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää siirtämään hänen tietonsa yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa toiseen järjestelmään. Oikeus koskee vain tietoja, jotka rekisteröity on itse antanut rekisterinpitäjälle. Tietojen siirtopyynnöstä tulisi ilmoittaa kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse toimisto@turunpallokerho.fi

13. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat ympärivuorokautisesti valvotuissa tiloissa.

14. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Kehitämme palvelujamme jatkuvasti ja pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissamme. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.